Главная  Этикет 

Этикет делового общения деловые встречи - I


Этикет делового общения: деловые встречи
К вам в кабинет (если таковой имеется), возможно, часто  приходят  самые  разные  посетители:  торговые агенты, представители других фирм, ваш секретарь, пришедшие на собеседование люди, которые могут стать вашими будущими  сотрудниками,  коллеги, занимающие аналогичное вашему или отличающееся от него положение, клиенты и потенциальные заказчики, а также просто незнакомые люди  со  своими просьбами, жалобами или предложениями.
Посетители, пришедшие раньше назначенного срока
Если посетители приходят раньше того часа, на который вы назначили им встречу, скажите секретарше, чтобы она любезно их приняла, помогла повесить на вешалку их верхнюю одежду и предложила присесть. Когда вы вынуждены заставлять посетителей ждать, секретарша должна с ними быть особенно любезна. Ей следует известить вас об их прибытии, а вам - сделать все возможное, чтобы как можно скорее завершить то дело, которое вас  задерживает. Есть замечательные случаи корректного поведения достаточно высокопоставленных людей, которые лично выходят к посетителю, вынужденному ожидать приема, извиняются перед  ним  и говорят, когда они освободится, чтобы принять того, кому  была  назначена встреча. Секретарша предлагает ожидающему свежие журналы и  угощает  его чашечкой чая или кофе.
Приветствия
Когда вам следует подняться со стула? И  женщины,  и  мужчины  должны встать, когда в кабинет входит старший по возрасту или  положению  человек. Стоя вы приветствуете также клиента или заказчика. Для  того  чтобы сэкономить время, можете не  вставать,  когда  входит  секретарша, если только она не является новым сотрудником, который зашел к  вам  представиться. Оставайтесь сидеть и тогда, когда к вашему рабочему столу подходит кто-то из коллег, независимо от его или ее пола либо возраста, как и в предыдущем случае делая исключения для тех, кого  хотят  вам  представить.
В прошлом правила хорошего тона требовали, чтобы женщина при  встрече с деловым партнером-мужчиной всегда протягивала руку первой. Сейчас  это вовсе не обязательно: и мужчина, и женщина могут первыми протянуть  руку клиенту, заказчику, человеку, не работающему в данной компании, а  также любому другому посетителю, с которым они встречаются в первый раз.
Деловое приветствие традиционно начинается с обмена рукопожатиями.  В последние годы некоторые встречи начинаются с  поцелуев,  которые  могут оказаться как уместными, так и неуместными,  в  зависимости  от  обстоятельств, географии происходящего и этнического состава деловых партнеров.
Приветственный поцелуй - жест личного характера, поэтому следует быть весьма осмотрительным, прибегая к нему в любой ситуации, связанной с деловыми отношениями. Не нужно целовать человека, с которым вы едва знакомы. Это может вызвать у него резкое неприятие, смущение или  замешательство, и вы оба окажетесь в неловком положении. Проще говоря, чем дольше вы знакомы с человеком и чем прочнее  установившиеся  между  вами личные и деловые отношения, тем больше у вас есть  оснований  для  того, чтобы обменяться приветственными поцелуями.
При этом  обязательно  нужно помнить о поводе, по которому вы встречаетесь, а также хорошо  представлять ситуацию, в которой происходит встреча. Обмен поцелуями между деловыми партнерами во время светского приема или на собраниях, либо банкетах, куда гости приглашены с супругами, может быть вполне уместным. Если же встреча носит чисто деловой  характер,  и  проводится  она  в  конференц-зале или комнате для переговоров,  следует  ограничиться  дружеским рукопожатием.
Избегайте целовать тех, чье служебное положение  выше  или ниже вашего. К примеру, когда молодая женщина целует ответственного сотрудника, это может произвести такое впечатление, будто она хочет попросить его о каком-то одолжении. Если же целуют ее, напротив, может показаться, что  руководитель намерен злоупотребить своим служебным  положением, рассчитывая  на такие действия подчиненной, которые обычно воспринимаются как предосудительные.
Добрые чувства и расположение к человеку всегда можно выразить открытой улыбкой и  фразой типа: "Очень рад вас видеть" в сочетании  с  рукопожатием.  Если  вовремя предыдущей встречи кто-то приветствовал вас поцелуем, и вам теперь хочется избежать такого приветствия, держитесь от этого человека на достаточном расстоянии, и перед тем, как он сможет близко  к  вам  подойти, протяните ему руку.
Внимание к словам собеседника
Беседуя с посетителем во время назначенной встречи, помните, что слушать не менее важно, чем говорить. Посетитель пришел  к  вам  для  того, чтобы что-то сообщить; дайте ему возможность высказать все, что  человек считает нужным, и пусть человек видит при этом вашу  заинтересованность. Тело ваше должно помогать ушам слушать: смотрите на говорящего, не отводите взгляд в сторону. Отвечая, говорите искренне, предварительно  взвесив свои слова.
Если вы не согласны с собеседником, сдерживайте  раздражение и не высказывайте возникающие по ходу его речи отрицательные замечания; "нет" тоже нужно уметь сказать любезно.  Если  же  вы  разделяете точку зрения посетителя, умерьте свой энтузиазм, особенно в том  случае, если принимать решение по обсуждаемому вопросу будете не вы, а ваше  руководство; не давайте обещаний, в возможности выполнения которых  у  вас нет полной уверенности.
Ничто так не раздражает и не задевает посетителя, которому вы  назначили встречу, как постоянные телефонные звонки, прерывающие вашу беседу. Если есть такая возможность, дайте указание секретарше ни с кем  вас  не соединять по телефону до окончания встречи, за исключением  самых  неотложных звонков. Если же кто-то позвонит вам по прямому номеру, сообщите ему, что у вас посетитель, и договоритесь, что перезвоните позже.
Принимая посетителя, вы можете оказаться в неловком  положении,  если заранее не продумаете свое поведение в некоторых ситуациях.
Как, например, вы откажете человеку в его просьбе?  Можете,  конечно, сказать прямо: "К сожалению, я этого сделать не могу". Однако вы  вполне в состоянии объяснить при этом причину отказа: "Такое решение противоречит политике нашей компании", или: "Мне неудобно делать это", либо можете привести любую другую причину отказа. Хотя, естественно, вы никому не обязаны давать какие бы то ни было объяснения.
Как вам лучше всего завершить беседу с назойливым коммивояжером, цель визита которого состоит в том, чтобы продать ненужную вам  вещь?  Можете сказать ему: "Я понял суть вашего предложения; оно достаточно интересно, и вы четко объяснили его преимущества. К сожалению, я  не  могу  уделить вам больше времени; обдумав все, я свяжусь с вами позже".
Что вы можете сделать, чтобы обойти тему, которую  вы  не  хотели  бы затрагивать в беседе? В этом случае уместно сослаться на личные  обстоятельства, либо поставить собеседника в известность о  том,  что  решение компании по данному вопросу пока не подлежит разглашению. Поэтому  ответить можно просто: "К сожалению, я не хочу (или не имею права) в настоящее время обсуждать этот вопрос. Надеюсь, вы меня правильно понимаете".
Что делать в том случае, когда вы не знаете, как ответить на заданный вопрос? Ничто не мешает вам прямо сказать: "Я, к  сожалению,  не  знаю". Тем не менее, правила хорошего тона требуют, чтобы вы продолжили мысль и добавили, в частности, такую фразу: "Но, мне кажется, я могу назвать человека, который ответит на ваш вопрос". Если этот человек находится поблизости или соответствующее разъяснение можно получить сразу же,  позвонив ему по телефону, можете связать собеседника с тем сотрудником, который владеет интересующей вашего посетителя информацией. Если же для  ответа на поставленный вопрос требуется  время  и  дополнительные усилия, скажите, что вы свяжетесь с вашим собеседником позже и предоставите  ему ответ на интересующий его вопрос.
Завершение назначенной встречи
Для многих бывает довольно сложно завершить назначенную встречу, поскольку они опасаются задеть чувства  посетителей.  В  результате  беседа продолжается гораздо дольше, чем было намечено, причем  никаких  положительных результатов собеседникам она принести уже не может.
Если ваш посетитель уклоняется от темы, которую вы  собирались  обсудить во время встречи, у вас может возникнуть желание не завершать  разговор сразу же, но существенно его сократить. В таком случае удобно сказать: "Поскольку у меня через несколько минут назначено  совещание,  мне хотелось бы теперь завершить обсуждение  темы  нашего  разговора,  чтобы можно было без промедления переходить к решению проблемы".  Если  "темы" для обсуждения в ходе беседы так и не возникло, а посетитель лишь попусту болтает и отнимает у вас время, предложите ему отложить  разговор  до другого раза, в заключение заметив: "Мне бы хотелось поговорить с  вами,
но сейчас я, к сожалению, очень занят".
Самым жестким, но иногда неизбежным способом завершения  разговора  с посетителями, которые не понимают, что время, отведенное им для  беседы, истекло, является появление в кабинете секретарши, которая во всеуслышание объявляет: "Извините, Андрей Юрьевич, но через несколько минут у  вас назначена следующая встреча". Тогда Андрей Юрьевич быстро завершает  разговор, подводя итоги обсуждения  и  намечая  действия,  которые  следует предпринять в будущем. Затем миссис Филипс поднимается, и ее  собеседникам не остается ничего другого, как последовать ее примеру. Она провожает их в приемную, где секретарша помогает им одеться, и они вежливо прощаются. Посетители уходят в приподнятом настроении.
Если же у вас нет секретарши, которая  помогла  бы  вам  завершить  бесцельный визит, вы сами можете известить пришедших о том, что у вас  назначена следующая встреча, либо найти возможность подвести итоги состоявшейся беседы в надежде на то, что посетители правильно поймут ваш намек. Если же это не подействует, вам остается только подняться со стула,  давая понять, что аудиенция окончена.
Этикет делового общения: встречи в других учреждениях
Поступать в соответствии с правилами хорошего тона следует не  только хозяину, но и посетителям. Первое из предписаний гласит,  что  приходить на встречу нужно вовремя. Если в силу обстоятельств вам пришлось  задержаться, сразу же позвоните тому, кто вас ждет. Когда под рукой у вас нет телефона, попросите кого-нибудь это сделать за вас. Если вы  застряли  в автомобильной пробке, а в машине у вас есть телефон - предупредите того, с кем должны встретиться, о непредвиденной задержке.
Приехав на встречу, назовите свое имя сотруднику, отвечающему за прием посетителей, или секретарше, не забыв при этом указать  время  назначенной встречи: "Я – такой-то. На  три  тридцать  у  меня  назначена встреча с тем то и тем то". Вручите секретарше свою служебную визитную карточку (если таковая у вас имеется), чтобы та отнесла  человеку, с которому вы встречаетесь.
Если секретарша не предложила вам раздеться, спросите ее, куда вы можете повесить пальто.
В ожидании приема вам следует вести себя спокойно, не отвлекать работающих пустыми разговорами, пытаясь убить время. Не проявляйте признаков нетерпения, демонстративно поглядывая на часы, хотя, если  вас  заставят ждать более двадцати минут, можете спросить:  "Вы  случайно  не  знаете, когда человек, с которым вы встречаетесь, должен освободиться?" Если вы  не  можете  так  долго ждать, скажите об этом секретарше и договоритесь о переносе назначенной встречи на другой день. Независимо от того, насколько вас вывело из себя поведение начальника или партнера по бизнесу, с секретарем вы должны держаться неизменно  вежливо.
Поскольку принимающий вас ответственный сотрудник, несомненно,  человек занятый, вам лучше как можно быстрее перейти к сути дела. Говорите о том, что вас привело на встречу прямо и ясно, избегая шуток, анекдотов и рассказов о своей личной жизни. Когда закончите, дайте возможность  принимающему вас высказать все, что он считает нужным, то есть  внимательно выслушайте собеседника. Не перебивайте его аргументами, которые приходят вам в голову, и предоставлением дополнительной  информации;  вы  сможете высказать то, что считаете нужным, когда ваш оппонент изложит свою позицию.
Будьте внимательны к невысказанному  пожеланию  хозяина  своевременно завершить разговор. Встаньте. Протяните ему  руку.  Скажите:  "Благодарю вас" и "До свидания". Не забудьте, взяв с вешалки пальто,  поблагодарить секретаршу. Если ваша встреча с этим человеком была первой, напишите ему записку с выражением признательности не позднее, чем на следующий  день. В том случае, когда у вас установились деловые  отношения,  вам  следует послать ему письмо или записку с сообщением о тех действиях, которые  вы собираетесь предпринять, исходя из результатов проведенной беседы.

 

Дальше:
Этикет делового общения деловые встречи - I.
Деловой этикет как правильно выбирать галстук.
Деловой этикет как правильно завязывать галстук.
Культура общения, речевой этикет тема и содержание разговора.
Культура общения, речевой этикет выпады и "шпильки".

Главная  Этикет 

0.1861